Nu het einde van het jaar in zicht komt, komt-ie steeds dichterbij: de jaarafsluiting voor je boekhouding. De jaarafsluiting is voor boekhouders een belangrijk moment: je gaat nu dit gemaakte jaar in de boeken zetten. En zijn er correcties nodig? Dan voer je die nu door. Misschien schiet je van het idee al in de stress: wat moet er allemaal gebeuren? No worries, met deze checklist jaarafsluiting boekhouding weet je precies waar je op moet letten.
Waarom een jaarafsluiting voor je boekhouding?
Terwijl je fantaseert over het kerstmenu voor dit jaar en al hard zoekt naar de beste oliebollenbakker van Nederland, staat je nog iets te doen: de jaarafsluiting voor de boekhouding. Waarom is dat zo hard nodig?
Je moet het zo zien. Voor je boekhouding is elk nieuwe kalenderjaar een schone lei. Je begint weer van voren af aan: bij nul. En je sluit het voorgaande jaar af. Je hebt helder wat je jaaromzet was, hoeveel je kosten bedroegen en hoeveel winst je hebt gemaakt. Goed voor jezelf om te weten, maar ook nodig voor de Belastingdienst. Want of je nu wilt of niet: die komt ook dit boekjaar weer om de hoek kijken.
Heb je een bv? Dan komen al die gegevens in je jaarrekening te staan. Heb je een vof? Dan is een jaarrekening niet nodig, maar zal je wel al die gegevens aan de Belastingdienst moeten doorgeven voor je inkomstenbelasting. En als zzp’er geldt hetzelfde.
Als zzp’er is een officiële jaarafsluiting dus niet verplicht. Wel is het handig om er één te maken. Je hebt dan alle benodigde gegevens op een rij voor de inkomstenbelasting.
Waar moet je op letten voor de eindejaarsafsluiting?
Dat moet dus gebeuren, die jaarafsluiting voor je boekhouding. Gelukkig hoef je dat niet per se vóór 31 december te doen. Dus neem gerust nog een hap van je oliebol. Wel is het aan te raden om er niet te lang mee te wachten, ook omdat de jaarafsluiting helpt om het nieuwe jaar met een goede beginbalans te starten.
Doe je eindejaarsafsluiting in elk geval vóór je aangifte inkomstenbelasting. Daarvoor heb je namelijk de gegevens uit je jaarafsluiting nodig.
Maar wat moet je daar allemaal voor doen? Deze checklist jaarafsluiting boekhouding maakt je leven een stuk makkelijker.
1. Check op niet-betaalde facturen
In het ideale geval zijn al je facturen uiterlijk 31 december betaald en wacht je niet meer op betalingen van openstaande facturen. Helaas is dat in de werkelijkheid meestal niet het geval. Check daarom goed welke verstuurde facturen nog niet betaald zijn aan het eind van het jaar. Die facturen moet je meenemen naar volgend jaar, ook met het oog op nog te ontvangen btw.
Zijn er andersom inkoopfacturen die jij nog niet hebt betaald? Dan kun je die ofwel dit jaar nog betalen, zodat je ze kunt meenemen in dit boekjaar, ofwel je kunt ze verschuiven naar volgend jaar. In dat laatste geval moet je de nog te betalen btw ook voor volgend jaar noteren.
Tip: het kan ook zijn dat je betalingen van facturen per ongeluk op je privérekening hebt ontvangen of dat iemand contant betaald heeft. Ga daarom goed na of facturen wel echt nog niet betaald zijn of dat de betaling elders is binnengekomen.
2. Dubbelcheck zakelijke privé-uitgaven
Veel ondernemers doen weleens een betaling vanaf hun privérekening. Bijvoorbeeld als je parkeert voor een zakelijke afspraak en zo snel je zakelijke pinpas niet bij de hand heb. Kijk daarom nog eens na of je zakelijke uitgaven van je privérekening hebt gedaan en scan eventuele facturen of bonnetjes in. Dan kun je het geld daarvoor vanaf je zakelijke rekening naar je privérekening storten en de kosten alsnog op de juiste kostenpost boeken.
3. Controleer je bank- en kassaldo
Het is altijd weer spannend: klopt het totaalbedrag dat je op de bankrekening hebt staan en in kas hebt met het bedrag in de administratie? Doe daar een extra check op voordat je het boekjaar afsluit. Op je financieel jaaroverzicht (dat vaak vanaf half januari beschikbaar is) zie je je eindsaldo staan. Check of dit klopt met het bedrag in je administratie.
Komen die bedragen niet overeen? Ga dan als een ware Sherlock Holmes na waar een foutje tussendoor is geglipt.
4. Controleer de balans en winst- en verliesrekening
Je beginbalans voor het nieuwe jaar moet gelijk zijn aan de eindbalans van het afgeronde jaar. Ook moet deze overeenkomen met de definitieve cijfers bij je aangiftes. Loop dit nog een keer goed na voordat je de eindejaarsafsluiting definitief maakt.
Check ook je winst- en verliesrekening. Is die helemaal kloppend? En zijn alle inkomsten en kosten correct geboekt?
5. Check de btw-betalingen
De afgelopen kwartalen of maanden heb je waarschijnlijk al de btw-betalingen gedaan. Daar kan soms een foutje in ontstaan, waarbij je te veel of juist te weinig btw hebt geboekt. Ga na of dat het geval is. Eventuele foutjes kun je nu nog aanpassen. Loop ook na of alle btw-aangiftes als betaald of ontvangen gemarkeerd staan.
6. Kijk of inkoopfacturen juist geboekt zijn
Inkoopfacturen vallen onder verschillende kostenposten. Zo behoren de kosten voor telefonie tot een ander potje dan de kosten voor uitbesteed werk of loonkosten. Bekijk daarom of al je inkoopfacturen op de juiste kostenpost geboekt zijn. Nu kun je daar nog aanpassingen in doen.
7. Maak een beginbalans voor het nieuwe jaar
Waar het ene boekjaar eindigt, begint ook weer een nieuw boekjaar. Bereid je daar op voor door je beginbalans voor het nieuwe jaar alvast te genereren. Bepaal met welke factuurnummers je in het nieuwe jaar gaat werken, neem je openstaande inkoop- en verzonden facturen mee en bepaal wat onder meer je bank- en kassaldo aan het begin van het jaar zijn. Dan kun je dit nieuwe boekjaar met je administratie op orde van start gaan.
8. Loop de autorittenregistratie na
De zakelijke kilometers registreren en opvoeren, is iets wat nog vaak vergeten wordt. Zonde! Elke aftrekpost is mooi meegenomen.
Als je een privéauto zakelijk gebruikt, check dan of je alle zakelijke kilometers correct hebt opgevoerd als aftrekpost. Dit mag voor € 0,19 per kilometer. Check ook of je wellicht recht hebt op btw-teruggave voor het zakelijke deel van de gebruikskosten die met btw zijn belast.
Als je een zakelijke auto hebt, mag je alle autokosten opvoeren. Dus bijvoorbeeld ook de autoverzekering en wegenbelasting. Let in dit geval goed op een eventuele btw-correctie voor privégebruik; die moet je boeken voordat je de btw-aangifte voor het laatste kwartaal van het jaar doet. Check ook of je mogelijk kosten hebt betaald vanaf je privérekening. Het zou zonde zijn als je per ongeluk niet alles wat je kunt terugvragen terugvraagt.
9. Let op de afschrijvingen
Gebruik je bepaalde producten langere tijd in je bedrijf? Denk bijvoorbeeld aan een computer, een auto of een camera. Dan nemen die producten door gebruik af in waarde. Die waardevermindering kun je opnemen als afschrijving en als aftrekpost gebruiken. Hiervoor gelden wel een aantal regels van de Belastingdienst. Doe dus een laatste check of je de juiste afschrijvingen hebt gedaan en of je daarmee aan de voorwaarden van de blauwe-envelop-verstuurders voldoet.
Hulp nodig bij je jaarafsluiting boekhouding?
Boekhouden is niet ieders hobby. Dat snappen wij maar al te goed. Daarom helpen wij van Sylt je maar al te graag bij de jaarafsluiting van je boekhouding. Wij zijn er voor je bedrijfsadministratie en zorgen ervoor dat die klopt tot op de komma. En dat je niet meer belasting betaalt dan nodig is. Dus: wij de cijfertjes, jij je dagelijkse business. En dat voor een vaste prijs per uur.
Benieuwd hoe we jou kunnen helpen? Laten we een keer kennismaken om het over jouw wensen te hebben. Mail naar info@syltsupport.nl of bel naar 0297 – 366 182. Dan vertellen we je graag meer.